Asesoría
Incapacidad temporal: qué es, quién paga la baja y qué debe hacer la empresa
La baja médica de un trabajador activa un proceso con reglas de pago y obligaciones para la empresa. Te explicamos cómo funciona la incapacidad temporal paso a paso.
Cuando un trabajador coge la baja, se pone en marcha un procedimiento con plazos, partes médicos y un reparto del pago que no siempre está claro. Saber cómo funciona la incapacidad temporal evita errores en la nómina y en la gestión. Aquí tienes lo esencial, desde quién paga cada día hasta qué debe hacer la empresa.
Lo esencial
- La incapacidad temporal (IT) es la situación de baja laboral por enfermedad o accidente mientras el trabajador recibe asistencia sanitaria.
- La prestación la cubre, según el tramo y el origen, la empresa y la mutua o la Seguridad Social.
- El porcentaje de la base reguladora cambia según los días transcurridos y si es contingencia común o profesional.
- La empresa tiene obligaciones concretas de tramitación y de pago delegado.
Qué es la incapacidad temporal
La incapacidad temporal es la situación en la que un trabajador no puede desempeñar su trabajo por enfermedad (común o profesional) o accidente (laboral o no laboral) y recibe asistencia sanitaria de la Seguridad Social. Es lo que coloquialmente llamamos “estar de baja”.
Mientras dura, el trabajador tiene derecho a una prestación económica que sustituye su salario, y la empresa mantiene una serie de obligaciones de gestión. No es un paréntesis sin reglas: cada parte tiene su papel.
Quién paga la baja y cuánto
Esta es la parte que más dudas genera, porque el pago se reparte y el porcentaje varía. La prestación se calcula sobre la base reguladora del trabajador y el resultado depende de dos factores: el origen de la baja y los días transcurridos.
| Origen de la baja | Primeros días | Tramos siguientes |
|---|---|---|
| Enfermedad común / accidente no laboral | Del día 4 al 20, un 60% de la base reguladora | A partir del día 21, un 75% |
| Accidente de trabajo / enfermedad profesional | Desde el día siguiente a la baja, un 75% | Se mantiene |
En la enfermedad común, los tres primeros días no generan prestación salvo que el convenio colectivo mejore esa cobertura. Además, hay un reparto de quién abona cada tramo: en la contingencia común, la empresa asume el pago de unos primeros días y después entra la entidad gestora o la mutua, habitualmente mediante pago delegado (la empresa adelanta la prestación en nómina y luego la compensa).
Qué obligaciones tiene la empresa
La empresa no es un espectador. Durante la IT debe, entre otras cosas:
- Tramitar los partes de baja, confirmación y alta en los plazos establecidos.
- Aplicar el pago delegado cuando corresponde, abonando la prestación en nómina.
- Seguir cotizando por el trabajador durante la baja.
- Respetar la mejora del convenio si este complementa la prestación legal.
- Gestionar la relación con la mutua en las contingencias profesionales.
El fallo que más veo no es de cálculo, es de plazos: un parte que se tramita tarde o un pago delegado mal aplicado genera descuadres que luego cuesta corregir. La baja se gestiona bien cuando el circuito de partes y nómina está engrasado.
— Luisa Reguero Gutiérrez, Asesora laboral
¿Cuánto puede durar una baja?
La incapacidad temporal tiene una duración máxima general, prorrogable en determinados supuestos, tras la cual el caso se revisa. Si la situación de incapacidad se prevé permanente, el procedimiento puede derivar hacia una valoración de incapacidad permanente. La gestión de esos plazos y prórrogas corresponde a la entidad competente, no a la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Quién paga los primeros días de baja?
En la enfermedad común, los tres primeros días no generan prestación salvo mejora por convenio. Del día 4 al 20 el pago corresponde a la empresa (que luego lo compensa vía pago delegado) y desde el 21 lo asume la entidad gestora o la mutua. En accidente de trabajo se cobra desde el día siguiente.
¿La empresa sigue cotizando durante la baja?
Sí. Durante la incapacidad temporal se mantiene la obligación de cotizar por el trabajador, aunque esté de baja.
¿Qué es el pago delegado?
Es el mecanismo por el que la empresa abona la prestación de IT en la nómina del trabajador y luego la deduce de sus cotizaciones. El trabajador cobra a través de la empresa, no directamente de la Seguridad Social.
¿El convenio puede mejorar la prestación?
Sí. Muchos convenios colectivos complementan la prestación legal hasta un porcentaje mayor o cubren los primeros días. Hay que revisar el convenio aplicable para aplicarlo bien en nómina.
En resumen
La incapacidad temporal es un proceso con un reparto de pago por tramos y obligaciones claras para la empresa: tramitar partes, aplicar el pago delegado, seguir cotizando y respetar el convenio. Gestionarla con un circuito ordenado evita descuadres en nómina. En el área de asesoría laboral de Pereda Asociados llevamos esa gestión por ti.
Para seguir: entiende cómo se estructura la cotización a la Seguridad Social y qué ocurre ante un despido improcedente.
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento profesional personalizado. La normativa laboral cambia con frecuencia; consúltanos tu caso concreto.
